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La persona que acuño el término Intranet, fue el Dr. Steven L. Telleen, ahora director de estrategia y desarrollo de negocios en Intranet Partners (Santa Clara, CA), quien sostiene que establecer una Intranet es probablemente tan fácil y barato.

Una Intranet usa protocolos de Internet –TCP/IP- y herramientas de Internet en la LAN o WAN de una organización. La estructura usa frecuentemente paginas de información al estilo de las paginas Web. Los usuarios dentro de la organización pueden enviar información. Aunque usualmente se entiende para uso interno, algunas veces la compañía puede permitir al mundo exterior acceder a una parte o a toda su Intranet.Los estándares abiertos hacen a las Intranets ampliamente populares.

Ventajas de una Intranet

Ø Son flexibles.

Ø Fáciles de usar.

Ø Independientes de la plataforma y del vendedor.

Ø Los exploradores Web entregan información de un modo más asequible.

Ø Aplicaciones de ayuda y plug-ins integran los exploradores con aplicaciones existentes.

Ø De acuerdo a Netscape, cerca del 50 por ciento de sus servidores Web son para Intranets.

Ø Las herramientas Web para recibir y publicar información son fáciles de usar y frecuentemente también gratis.

Ø Te permite enviar y recoger noticias e información de la compañía, del trabajo en progreso y también de los chismes de los trabajadores.

Ø Tiene el potencial ilimitado para el trabajo en grupo con colegas de todo el globo.

Ø Las Intranets contienen muchos documentos y otros tipos de datos, preparados por mucha gente de muchos departamentos.

Ø La información esta disponible para la circulación, aunque exactamente donde puede ser un misterio, la infraestructura para la colaboración en grupo esta ahí.

Ø La Intranet mejora la productividad del empleado y le ayuda a crear una verdadera plataforma de comunicación corporativa global

Desventajas

Ø El único defecto, lamentablemente, es que tu Intranet puede ser un completo caos desde el primer día, hasta que te imagines qué es lo que tienes que hacer para administrar el contenido y controlar el acceso.

Ø Las Intranets pueden ser la anarquía hasta que comprendas quién, qué y dónde puede hacerlo.

Requisitos para Establecer una Intranet

Todo lo que necesitas para establecer una Intranet es un servidor libre y clientes Web libres. Un experimentado usuario podría ser capaz de instalar un sitio Web desde cero en una tarde, y es aquí donde los problemas empiezan.

Paso 1: Haz un enredo.

Con las primeras paginas empezando a estar en línea, comienzas a desear un editor HTML. Los usuarios descubren pronto que la tecnología es tan simple que ellos puedan publicar información por si mismos y las páginas y servidores empiezan a germinar como cizaña por toda la organización, a lo primero que se enfrentan es a:

Ø Aplicaciones e información no oficial parecen ser el sello de fabrica de las Intranets.

Ø Luego viene el correo, y quizás nuevos servidores se conviertan en parte del sistema.

Ø A medida que las organizaciones empiezan usando la red mas interactivamente, scripts CGI implementan formularios de pantalla, y aplicaciones de apoyo a la oficina colectan datos y los alimentan a un sistema de procesamiento de ordenes o de flujo de trabajo

Ø La Intranet no está abierta a los de afuera por definición, pero pronto se vuelve obvio que ni siquiera todos los de adentro deben de tener acceso a toda la información.

Ø Si la alegadamente Intranet gratis no se ha vuelto ya costosa para este tiempo, el golpe final puede ser el balance de la carga: los servidores y los enlaces de comunicaciones dan el camino, una infraestructura distribuida se vuelve inevitable.

Ø Las compañías están empeñadas en el traslado de la información, así como en el flujo de trabajo, revisión y seguridad de los documentos

Ø Un documento de Mortice Kern Systems (MKS) dice, las Intranets son “ricas en oportunidades pero cargadas de peligros”.

Ø Las corporaciones deben de ser prudentes en considerar “responsabilidades de mantenimiento” y publicar esta información en las manos de sus empleados, esto además significa “responsabilidad para asegurar que la información critica para la corporación sea válida, exacta y legal”

Paso 2: Límpialo

Hay esperanza. El problema en esta etapa según escribe Steve Telleen en su libro Entendiendo las Intranets, no es que las cosas estén fuera de control, sino que la gente se siente fuera de control.

En el pasado los profesionales de TI controlaban el flujo de la información computarizada en virtud de la barrera tecnológica, casi de la noche a la mañana esa barrera ha caído. Pero el control no se ha ido, solo ha variado.”

El primer desafío es “un cambio en los roles y responsabilidades.

Las soluciones al caos de la Intranet no son fáciles de encontrar. De hecho, ya están en uso grupos de trabajo, administración de configuración de software (SCM), y sistemas de control de documentos.

Una necesidad es el control de accesos: no todos en la organización pueden tener acceso ilimitado a todo en la Intranet. El acceso debería tener graduaciones. Algunas cosas deberían ser de solo lectura (como información corporativa y políticas corporativas), algunas cosas deben ser accesibles sólo a usuarios de cierto grupo (como los trabajadores de un proyecto en particular), aun otros deberían permanecer ocultas a todos excepto a un selecto grupo pequeño (para documentos muy importantes), y también estarán aquellas cosas que están disponibles para todos.

Otra necesidad es el control de versión. Un usuario con el derecho de escribir no debería hacer cambios al documento por si mismo, podrías querer de vuelta el original. El hecho de hacer cambios a un documento debería normalmente crear una nueva versión automáticamente, marcada con el nombre del modificador, la fecha y la otra información. Esto permite hacer un seguimiento a los cambios a medida que el trabajo progresa. La desventaja de esto es que tener muchas versiones del mismo documento toma espacio de tu disco duro. Así que una vez que los documentos alcanzan cierta “madurez” de hechura los documentos intermedios pueden desaparecer.

Relacionada con la versión de los documentos esta la protección y desprotección de documentos. Cuando un usuario desproteje y saca un documento de un repositorio, nadie mas que él puede modificar dicho documento aunque esta permitido el verlo. Una vez que el documento es protegido de nuevo, entonces otros usuarios pueden modificarlo (o a sus sucesores si el primer usuario modificó el original).

Las capacidades de búsqueda son esenciales, por supuesto. No esta nada bien producir contenido para la Intranet si es que nadie puede ubicarlo.

Finalmente la interfaz de usuario es de gran importancia. Sorprendentemente, no toda tu producción de contenido va a tener que ser super-encabezados de Web. La interfaz debe ser lo suficientemente simple como para que cualquier usuario pueda conseguir hacer sus cosas. Debería ser robusto pero no restrictivo. Quieres control sobre el proceso, pero no quieres que el proceso sea desalentado. No es bueno para ti si los controles son tan rudos y rígidos que los usuarios prefieren hallar otras maneras de hacer las cosas.

Aunque haya viejos conceptos, las nuevas tecnologías pueden darles nuevos giros. Por ejemplo, si los documentos existen como objetos relacionados en un sistema orientado a objetos, entonces mucha de la interacción arriba mencionada ocurre como parte de lo que los documentos “son”. Además, debido a que muchas Intranets están basadas en Web, guardar enlaces a documentos es una característica importante. Por lo demás una simple pagina Web es un complejo objeto por si mismo, con múltiples contribuidores de diferentes localidades, internas o externas suministrando texto, gráficos, información multimedia y aun software.

¿Qué necesita una Intranet?

Sea oficial o no oficial, una Intranet necesita:

Ø Probablemente la primera cosa que un administrador Web necesita es un conjunto de herramientas para administrar y para chequear los enlaces y combatir el “spaghetti”.

Ø La Web necesita un enlace a Base de Datos, para permitir que la información fluya

Ø Un sistema de control de accesos, algo conceptualmente extraño a la estructura de la Web, necesita ser implementado y eso cuesta.

Ø Por supuesto que el control de accesos puede ser extendido a los de afuera, conocidos como clientes o socios del negocio. Darles acceso a listas de precios y planeamiento de materiales puede ser una bendición para el negocio, pero una pesadilla para la seguridad. La Web es ya notoriamente permeable. Es evidente que algún tipo de control racional de accesos es necesario.

Administración de Objetos Web

La Administración de Objetos Web (WOM) o Administración del Contenido Web. Son tecnologías que unen la funcionalidad tradicional SCM con características especificas de la Web, haciendo el control central mas ligero. Los productos WOM tratan de sostener la colaboración, remover los cuellos de botella, reforzar automáticamente los estándares corporativos y salvaguardar la información critica para el negocio. Ayuda al administrador Web a organizar principalmente los objetos Web, incluyendo texto, gráficos y archivos Java.

De acuerdo a los analistas, una organización puede gastar tipicamente entre $100000 y $2 millones de dólares para desarrollar un sitio Web, y hasta medio millón al año para mantener la información y tenerla actualizada. El desafío es mejorar la calidad y usabilidad del contenido mientras se mantengan bajos los costos asociados. Los usuarios de Intranet necesitan además diferentes vistas de la información, ajustada a lo que es relevante para ellos. Debido a que la Web no puede proveer eso, muchas organizaciones recurren a publicar el mismo contenido para todos. El resultado es un trabajo lento en el mejor de los casos o una sobredosis de información en el peor. Alguna información es aislada de la Intranet por razones de seguridad. Además de esto, la estructura de información estática causa frustración.

Para frenar el flujo de entropía, algunas organizaciones confían en múltiples administradores de Web, mientras otras no tienen ninguno. Como la Web por si misma carece del sentido de control, revisión y control de versión para el contenido, estas han tenido que ser tareas manuales – una clásica situación donde una computadora podría ayudar o podría hacer las cosas peor.

Naturalmente los dos pesos pesados por ver son Microsoft y Netscape.

Visual SourceSafe de Microsoft comenzó su vida realizando control de la versión como parte de sus productos de desarrollo de software, como Visual Basic, Visual Studio 97, y FrontPage97. También aparece en InterDev así como en NT 4.0 Enterprise Edition. Aunque ahora controla una variedad de cosas en una variedad de formatos, incluyendo documentos HTML y código de Java.

SourceSafe provee todas las funciones principales que te gustaría tener. Su capacidad de control de versión ofrece características especificas para la administración Web. El proceso de “Shadowing” (sombreado) mapea una base de datos SourceSafe a otros sitios. Como el administrados del producto Lloyd Arroz dice, esto es útil durante el desarrollo y puesta en escena de los sitios, antes que ellos estén listos por primera vez

“Deploy” (despliegue) crea un “estado consistente” de un sitio: una colección de ciertas versiones de archivos que pertenecen a cierto nivel del desarrollo de un sitio. El despliegue asegura que con cada cambio al sitio los enlaces se encuentren bien y todo trabaje. Un clic en un botón publica el estado consistente a la Web.

El control de acceso de SourceSafe ofrece cuatro niveles de seguridad, mas un nivel de super-usuario, para cada proyecto o colección de archivos. Están permitidos accesos de solo lectura, protección y desprotección, edición, y borrado (esto al más alto nivel) Debido a que es bastante usual el proceso de protección y desprotección (puesto que una persona puede tener archivos desprotegidos por un tiempo) SourceSafe ofrece la opción de múltiple protección y desprotección. Con esto, mucha gente puede tener el mismo archivo fuera (para trabajar en los textos o en los gráficos de una pagina Web separadamente, por ejemplo). Cuando ellos protegen el archivo de nuevo, cualquier discrepancia dispara una luz de alarma. La persona decide entonces que versión de cada elemento del archivo usar. Ningún cambio es perdido, aunque cada versión del archivo es guardado separadamente, por si acaso fuera necesario.

La búsqueda en SourceSafe puede estar basada en el contenido –búsqueda por una palabra o frase en un documento, o por el nombre del archivo, o por otras características como estado del archivo (¿Qué archivos he desprotegido?) La interfaz de usuario recuerda al la vista jerárquica de archivos del Windows Explorer. Además como Chris Stirrat, administrador del producto, indica, SourceSafe se integra fácilmente con productos de terceras partes. Esto permite a SouceSafe convertirse en parte de otros productos y además permite usar una variedad de herramientas de desarrollo con SourceSafe.

La oferta de Netscape Enterprise Web Server 3.0, brinda muchas características para controlar el contenido de la Intranet. Estas incluyen:

Administración automática de los vínculos, control de la versión, control de acceso a documentos de múltiples niveles, además de agentes inteligentes que pueden informar a un usuario si cierto documento de la Web ha sido actualizado.

El servidor de Netscape incluye piezas de diversas fuentes. La tecnología propia de Netscape LiveWire permite la administración de enlaces y la creación y administración del contenido de la Web que puede incluir documentos y aplicaciones JavaScript.

Netscape ha licenciado Integrity Engine de MKS para el control de la versión del documento y características de protección y desprotección. También ha licenciado la tecnología del motor de búsqueda de Verita para indexar y buscar no solo el contenido de documentos (los cuales pueden ser actualmente ASCII o HTML o una variedad de otros formatos soportados) sino meta data acerca del documento, como son título y autor.

El Server Catalog de Netscape brinda catálogos de documentación automáticos.

SuiteSpot de Netscape comprende una familia entera de productos de servidor Web. Tiene la ventaja de ser independiente del sistema operativo, y Netscape clama que se integra fácilmente dentro de infraestructuras existentes.

SuiteSpot incluye nueve productos entre ellos Enterprise Sever y Catalog Server. Esta incluido además Collabra Server un enteramente completo paquete para trabajo en grupo.

MKS también se asocio con Informix Software para desarrollar DataBlade para el Informix Universal Server. Este ayuda a administrar y recupera revisiones de nuevos formas dinámicas de objetos, como son sonido, video, y gráficos de una base de datos relacional.

Usando HTTP los grupos de trabajo que usan Web Integrity pueden explorar, editar, aprobar y publicar objetos Web mientras trabajan fuera del sitio.

Documentum describe su producto similar RightSite como un administrador. Basado en el Enterprise Document Management System de Documentum, RightSites brinda páginas Web bajo el control de un repositorio de documentos dinámico. Esto ayuda a los administradores Web a manejar el ciclo de vida de las paginas Web de la misma manera que de otros documentos.

RightSite controla el contenido actual de un sitio, automatizando el proceso de contribuir y actualizar paginas Web y acomodando las entregas basado en los derechos y preferencias del usuario.

Virtual Link Processor de RightSite genera hipervínculos dinámicamente, permitiendo al sistema seleccionar la apropiada versión de una pagina basado en los requerimientos del usuario y de la política de control de seguridad, toma cuidado además de los vínculos muertos.

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